Wie man sich gut organisiert in Social Media-Berufen – ein Beispiel

Zu wenig Zeit, zu viel zu tun

 

Ein Social Media-Beruf bringt viel Arbeit mit sich, vor allem auch unbezahlte: Datenströme sichten und sortieren, Content generieren für die Profile, Blogs, Projekte. Interaktion, Communities betreuen, schreiben.

Eine gute Selbstorganisation ist daher unerlässlich – sonst gerät man leicht in eine Stress-Situation und nähert sich dem Typus Workaholic, der „always on(line)“ ist und somit rund um die Uhr arbeitet.

Ich habe mir eine Art „Grundgerüst“ zugelegt, das aus verschiedenen Komponenten besteht. Die stelle ich Euch heute vor.

1. Zeitmanagement: Kalender

Im Kalender stehen a) wichtige Auswärtstermine, zum Beispiel Konferenzen, BarCamps, Netzwerk-Veranstaltungen. B) enthält der Kalender auch eine grobe Einteilung der wöchentlich anstehenden Arbeiten. Die visuelle Übersicht hilft mir beim Abschätzen der Zeiten, die ich zum Erledigen einzelner Aufgaben benötige.

Trick: ich plane immer ausreichend Spielraum ein. Da sind noch Pausen, Sport, Wege. Oder private Termine. Außerdem: erstens kommt es anders, zweitens als man denkt.

Es ist besser, sich eher weniger auf den Wochenplan zu setzen als zuviel. Wenn in der Wochenmitte das Verschieben der Termine beginnt, weil schon Dienstag erste Aufgaben nicht geschafft werden, ist das demotivierend. Besser, man sieht, dass man noch Luft hat und bei Bedarf eine langfristig geplante Aufgabe vorziehen kann.

2. Zeitmanagement: Kanban-Board

Kanban-Boards sind eigentlich eine sehr schlichte Methode, die man sowohl alleine als auch in Teams einsetzen kann. Hierbei werden „Tasks“, also Arbeitsschritte nach dem Prinzip von Getting things done möglichst kleinteilig auf Karten oder Post-it’s notiert und auf einem Board mit drei Spalten hin- und herbewegt: To Do, Doing, Done. Auf Deutsch: zu erledigen, in Arbeit, fertig.

Es gibt diverse Kanban-Software und Online-Tools. Ich nutze Trello für die grobe Organisation: hier ist quasi alles eingetragen, was ich jetzt oder irgendwann machen möchte. Im Grunde ist das Trello-Board eine Gedankenstütze und manchmal ein „Erinnerer“, falls Aufgaben oder Ideen aus dem täglichen Fokus verschwinden.

Außerdem nutze ich weitere Trello-Boards für das kollaborative Arbeiten in Projekten: man kann Menschen einladen, ihnen Inhalte zur Bearbeitung freigeben und sich somit online zügig organisieren.

In der täglichen Arbeit habe mich nach mehreren Anläufen allerdings für die organische Variante entschieden: an einer Wand im Büro hängt eine Flipchart-Folie aus Plastik, auf die ich Post-it-Zettel klebe.

Kanban Board

Hier gibt es eine vierte Spalte, die ich Warteschleife nenne. Denn hin und wieder gibt es Arbeiten, die unterbrochen werden (müssen).

 

Die Dauer der Tasks beträgt bei mir 0,5 bis 3 Stunden maximal. Das Board wird morgens eingerichtet und abends „geschlossen“.

Ganz wichtig: jeder Zettel wird SOFORT bewegt, wenn eine Aufgabe entweder gerade bearbeitet oder abgeschlossen wird. Bei „Doing“ klebt bei mir also immer nur ein Zettel.

Dieses Arbeiten erfordert absolutes Runterbrechen der Arbeitsschritte und eine gewisse Selbstdisziplin.

3. Prioritäten setzen

Es gibt immer Aufgaben, die getan werden müssen. Und dann gibt es Dinge, die sind ein „Goodie“: wäre schön, wenn ich es machen kann. Zum Beispiel einen Vortrag zu einem interessanten Thema besuchen oder ein Blogartikel im Rahmen einer Blogparade schreiben, eine Diskussion auf Google+ oder Facebook zu einem aktuellen Thema führen/verfolgen.

Meine Prioritäten sind:

  • mein Wissen aktuell halten
  • mein Reputation erhalten und verbessern, im Gespräch bleiben
  • Aufträge generieren, Projekte vorantreiben

Idealerweise deckt eine (geplante) Aktivität sogar zwei oder alle drei Bereiche ab: eine Konferenz oder ein Vortrag wird so gewählt, dass Netzwerk-Influencer und/oder Projektpartner vor Ort sind. Man frischt Kontakte auf, ruft sich in Erinnerung, zeigt sich als Mensch zum Anfassen. Zugleich spricht man einen Interview-Termin ab, macht Fotos und plant einen Blogartikel zum Event.

Oder: ein Blogartikel als Gastbeitrag auf einem fremden Blog hat Parallelen zu einem Thema, einer Serie auf dem eigenen Blog. So kann man ein Thema mehrfach „ausschlachten“. Zudem achtet man darauf, dass der andere Blog in Bezug zu den eigenen Schwerpunkten steht und eine gewisse Reichweite beziehungsweise einen Bekanntheitsgrad hat.

Dieses Vorgehen erfordert natürlich eine klare Positionierung der eigenen Dienstleistungen und ist Teil einer Selbstmarketing-Strategie, die man in Ruhe entwickeln muss.

4. Alltagshelferlein: ein paar Tools

Es gibt eine Reihe Tools, die für mich unersetzlich geworden sind. Die meisten davon kann ich auf meinem Tablet nutzen, der überwiegende Teil lässt sich zugleich auf dem Desktop bedienen, zum Teil sind es Browser-Plugins. Die meisten Tools sind mit iOS- sowie Android-Apps synchronisierbar.

Dazu gehören Sharing-Tools wie Cloze, TweetDeck und HootSuite. Über Cloze habe ich übrigens kürzlich auf journalistentools.de einen Gastbeitrag geschrieben. Aber auch Zeiterfassung, Bookmarking via diigo, Kuratierung über Pearltrees, Notizen mit Evernote. Word und Excel liegen zum Teil auf Google-Drive, dazu benutze ich zwei Cloudspeicher, beide verschlüsselt. Präsentationen laufen in der Regel über Prezi, aber auch die guten alten PPT’s kommen zur Anwendung.

Wichtig ist auch Pocket. Über das Bookmarklet in Browsern und über die App kann jeder Link, der tagsüber „den Weg kreuzt“ quasi zwischengelagert werden. Ich lese also viele Artikel, auf die ich nebenbei stoße, nicht sofort sondern schiebe sie in eine Warteschleife. Am Wochenende nehme ich mir dann eine gute halbe Stunde Zeit, gehe alles durch, lege es dauerhaft ab oder lösche es.

 

5. Mobil arbeiten

Mobil arbeiten können verbindet sich für mich mit einem extremen „Wohlfühl“-Faktor: meinen Desktop-PC habe ich vor zwei Jahren durch einen leistungsstarken Laptop ersetzt, mit dem ich auch mal am Küchentisch oder auf dem Sofa arbeiten kann. Somit befindet sich mein Körper nicht ständig in derselben angespannten Sitz-Haltung. Die Wirbelsäule erhält Bewegung, wichtig für ihre Gesunderhaltung.

Zum mobilen Arbeiten habe ich letzte Woche einen Beitrag zur Blogparade von Nicole Y. Männl geschrieben, daher werde ich hier nicht weiter darauf eingehen. Sagen wir soviel: mein Tablet ist für mich unersetzlich geworden.

Wie ist es bei Euch? Was sind Eure Tipps für eine gute Selbst-Organisation?